Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 года в России постепенно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Соответствующие законопроекты готовятся на рассмотрение Правительства РФ.

Бумажные книжки не исчезнут, сотрудники смогут по-прежнему ими пользоваться, а вот те, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года получат уже новую версию документа.

Планируется, что ЭТК повысят качество документооборота, защитят сведения о стаже сотрудника от потери и будут прозрачными для госведомств.

По мнению премьер-министра России, изменения затронут около 60 млн работников и позволят сэкономить «сотни миллионов рублей».

Плюсы и минусы ЭТК

Эксперты видят в новых трудовых книжках больше плюсов, чем минусов.

Плюсы

  • Работник сможет в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель или направить свои данные для трудоустройства на новую работу.
  • Увеличится сохранность информации: книжку невозможно потерять, все сведения дублируются в специальной базе.
  • Сотрудник может проверить, вносит ли начальник страховые взносы в ПФР для пенсии. Сейчас это можно сделать только в ходе специальных проверок.
  • Работник больше не услышит при увольнении от начальника: «Я тебе трудовую не верну!». Книжка всегда будет при сотруднике.
  • Доступ к книжке могут получить не только работодатель и работник, но и государственные органы и суды.
  • Можно оформить пенсию онлайн по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

Минусы

Самая главная проблема — обеспечить безопасность базы данных: есть риски утечки информации в случае сбоя. Хотя в ПФР утверждают, что такие риски минимальны.

Также на первоначальном этапе перехода на новую систему, работодателю придётся потратить деньги на специальное программное обеспечение. Ну а работников, которые не очень «ладят» с компьютерами, будет нужно дополнительно обучить.

Последние новости по законопроекту

Законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» Госдума приняла во втором чтении. Когда документ примут окончательно (до конца этого года), поправки в ТК должны заработать с 1 января 2020 года.

Также должны внести поправки в Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», согласно которым работодатель обязан сдавать в ПФР сведения о работниках через интернет.

Когда вводят электронную версию

Переход от бумажного документа к электронному будет поэтапным. С 2020 года работодатели начнут передавать сведения о работниках онлайн, а сотрудники пока по желанию могут «получить» ЭТК. С 2021 года люди, которые первый раз трудоустраиваются, получат книжку только в новом варианте.

Кто должен перейти

Работники не должны в обязательном порядке переходить на ЭТК, это делается по желанию. Если человек хочет сохранить бумажную версию, нужно написать заявление работодателю.

Тех, кто не напишет заявление, работодатели автоматически переведут на новую версию книжки.

Как выглядит

ЭТК будет виртуальной. Просмотреть сведения человек сможет в Личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или на портале Госуслуг, либо через приложения ПФР и Госуслуг для смартфонов.

Бумажную выписку из ЭТК можно получить у руководителям с последнего места трудоустройства, либо в любом отделении МФЦ или ПФР.

Перечень сведений о сотруднике в ЭТК аналогичен бумажной и включает:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессию);
  • квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

Что делать работнику

Если человек устраивается на работу в 2020 году у него ещё сохранится бумажная трудовая, на электронную версию можно переходить по желанию.

Главное, до 31 декабря 2020 года нужно написать заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной книжки. Это же касается остальных уже работающих граждан.

  • Если человек выберет первый вариант, работодатель вместе с ЭТК продолжит вносить сведения о работе сотрудника и в бумажную версию.
  • Если заявление на сохранении бумажной книжке не подать, работодатель вернет её сотруднику и с 2021 года будет вести только ЭТК.

Тем, кто впервые устроится на работу с 2021 года оформят уже электронную трудовую.

При трудоустройстве ЭТК новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Трудовой договор можно также заключить в электронной форме, а заверить — электронной подписью. Техническую возможность для этого, как и личный онлайн-кабинет для работника, обязан предоставить работодатель.

По заявлению сотрудника либо при его увольнении, руководитель должен предоставить ему распечатанные заверенные сведения о работе.

Что делать работодателю

С 2020 года работодатель ежемесячно сдает в Пенсионный фонд новый отчёт о работниках по форме СЗВ-ТД, а с 2021 года это нужно делать не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения.

Бланки для отчётов уже будут в новой программе электронных трудовых.

Также руководитель должен письменно оповестить сотрудников, о том что ТК изменится и трудовые будут электронными, и работники имеют право выбрать: оставлять бумажную версию или нет. А после уведомления, собрать от людей заявления на отказ или на сохранение прежнего варианта.

Возможно, придётся создать специальный регламент по ведению новых ЭТК и обучить сотрудников работе с ними.

Образец уведомления о переходе

Скачать образец уведомления

Что делать с бумажной трудовой

Предполагается, что после 2020 года книжка хранится у самого работника. Но от традиционного варианта — хранить ее в отделе кадров пока не отказались.

Сотрудник может выбросить бумажную книжку, но, если не доверяет электронным документам, на всякий случай может её сохранить.

Редактор интернет-журнала «Все-пособия.ру»

Журнал «Все-пособия.ру»
Бесплатная консультация 8 800 550-36-74
+
Adblock
detector